Eingangsrechnungen prüfen und freigeben
Eine Eingangsrechnung kommt als XML oder als PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. In Arbeon laden Sie die Originaldatei im Browser oder in der App hoch. Die Rechnung erscheint als lesbares Dokument; die strukturierte Datei und der technische Prüfbericht bleiben erhalten.
So geht es in Arbeon
- Datei hochladen. Öffnen Sie „Eingangsrechnungen“ und wählen Sie die XML- oder ZUGFeRD-Datei. Ein normales PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten wird nicht als E-Rechnung behandelt. Die automatische Annahme per E-Mail ist derzeit nicht verfügbar.
- Daten und Bericht lesen. Prüfen Sie Lieferant, Beträge, Datum, Zahlungsdaten und Hinweise zu fehlenden Pflichtangaben. Bei ZUGFeRD sehen Sie auch einen Hinweis, wenn sichtbares PDF und eingebettete Daten voneinander abweichen.
- Fachlich entscheiden. Die technische Prüfung sagt nichts darüber, ob eine Leistung erbracht wurde oder der Preis stimmt. Eine zuständige Person gibt frei oder lehnt mit Begründung ab; die Entscheidung wird protokolliert.
- Original übergeben. Für die Steuerberatung können Sie Originale, Prüfberichte und eine Belegliste als Monatspaket exportieren. Prüfen Sie den Importweg und die Kontierung mit Ihrer Buchhaltung.
Was Sie selbst prüfen sollten
Der öffentliche E-Rechnung-Leser zeigt Dateien ohne Konto direkt im Browser an. Er ist eine Lesehilfe und ersetzt keine technische Validierung. Für Prüfung, Freigabe und Archivierung benötigen Sie einen Arbeitsbereich.