Hilfe

Unter „Neue Rechnung“ Kunden wählen oder direkt anlegen, Positionen eintragen und die Vorschau prüfen. Mit „Festschreiben“ erhält die Rechnung ihre Nummer und wird als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) erzeugt und geprüft.

Eine ausgestellte Rechnung darf nachträglich nicht verändert werden. Fehler korrigieren Sie mit einer Stornorechnung, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, und stellen danach eine neue Rechnung aus.

Ja. Unter Einstellungen › Unternehmen laden Sie Ihr Logo (PNG oder JPG) hoch und legen ein Präfix für die Rechnungsnummer fest, z. B. „RE-“ oder „2026-“.

Eine Rechnung mit strukturierten Daten nach der europäischen Norm EN 16931, z. B. XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten). Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Bei ZUGFeRD sind die eingebetteten Daten maßgeblich, nicht das Bild der PDF.

Behörden verlangen meist XRechnung und eine Leitweg-ID. Unternehmen können mit ZUGFeRD eine lesbare PDF mit Daten erhalten. Arbeon wählt automatisch das passende Format (bei Behörden XRechnung); im Rechnungsformular können Sie es unter „Belegformat“ selbst festlegen.

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle verpflichtend (Übergangsregeln laut BMF). Kleinunternehmer müssen empfangen, aber keine E-Rechnungen ausstellen.

Die Datei entspricht Format und Geschäftsregeln (Prüfung mit dem KoSIT-Validator bzw. Mustang). Das sagt noch nichts darüber, ob die Leistung erbracht wurde oder der Preis stimmt – das prüfen Sie fachlich vor der Freigabe.

Das vollständige Ergebnis der technischen Prüfung. Das BMF empfiehlt, Prüfergebnisse aufzubewahren. Arbeon speichert den Bericht zu jeder Datei; Sie können ihn in der Rechnung herunterladen.

Ob die Rechnungsdaten die üblichen Pflichtangaben enthalten – etwa Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Leistungsdatum und rechnerisch richtige Steuer. Fehlt etwas, können Sie den Lieferanten mit einer vorformulierten E-Mail um Korrektur bitten.

Bei ZUGFeRD gilt der Inhalt der eingebetteten Daten. Weicht das sichtbare PDF davon ab, klären Sie das vor der Freigabe mit dem Lieferanten. Automatische Freigaben sind in diesem Fall gesperrt.

Unter „Berichte & DATEV“: der DATEV-Buchungsstapel (EXTF) für Ausgangsrechnungen, ein ZIP mit allen Eingangsrechnungen eines Monats (Originale, Prüfberichte, Belegliste für Excel) und ein Belegpaket für Prüfungen. Stimmen Sie Konten und Importweg mit Ihrer Steuerberatung ab.

In der Regel 8 Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO), und zwar im Originalformat. Arbeon speichert Originaldateien unverändert mit Prüfsumme. Verlassen Sie Arbeon, exportieren Sie vorher alle Daten.

Aktivieren Sie unter Einstellungen › Sicherheit die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App.

Ja. Unter Einstellungen › Verträge & Daten laden Sie alle Daten als ZIP herunter. Inhaberinnen und Inhaber können dort die Löschung des Unternehmens planen; sie wird nach 30 Tagen ausgeführt und kann bis dahin zurückgenommen werden.