Datenschutzerklärung

Stand: 1. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

2. Das Wichtigste in Kürze

Wir nutzen keine Tracking- oder Werbedienste Dritter und keine Cookies zu diesen Zwecken. Unsere eigene Nutzungsstatistik läuft ausschließlich auf unserem Server (Abschnitt 4).
Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland (IONOS SE, Montabaur).
Die Seite „E-Rechnung öffnen“ liest Ihre Datei ausschließlich in Ihrem Browser. Die Datei wird nicht an uns übertragen.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf verarbeitet unser Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung und Referrer. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Protokolle mit IP-Adressen werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Die Anwendungsprotokolle enthalten keine IP-Adressen.

4. Eigene Reichweitenmessung und Nutzungsstatistik

Um Arbeon zu verbessern, zählen wir auf unserem eigenen Server, wie oft öffentliche Seiten aufgerufen werden und von welcher Seite Besucher kommen (nur der Domainname, z. B. „google.com“). Dafür setzen wir keine Cookies und speichern nichts auf Ihrem Gerät. Um Besucher eines Tages zu unterscheiden, bilden wir aus IP-Adresse und Browser-Kennung einen Prüfwert mit einem zufälligen Schlüssel, der nur im Arbeitsspeicher liegt und täglich neu erzeugt wird; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert, eine Wiedererkennung über Tage hinweg ist nicht möglich.

Für angemeldete Nutzer erfassen wir, welche Schritte in Arbeon erfolgreich ausgeführt werden (z. B. „Rechnung festgeschrieben“, „Eingangsrechnung freigegeben“), mit Zeitpunkt, Plattform (Web, iPhone, Android), Konto und Unternehmen – keine Rechnungsinhalte, Beträge oder Namen von Geschäftspartnern. So erkennen wir, wo neue Nutzer hängen bleiben und welche Funktionen wir verbessern müssen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Daten verlassen unseren Server nicht, werden nicht mit anderen Quellen zusammengeführt und nach 400 Tagen gelöscht – bei Löschung Ihres Unternehmens sofort. Sie können jederzeit per E-Mail widersprechen (Art. 21 DSGVO).

5. Cookies

Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie und ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery. Beide sind für die Nutzung des Kontos technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und werden bei der Abmeldung bzw. nach Ablauf der Sitzung ungültig. Einige Einstellungen (z. B. eine Einladung oder ein Empfehlungscode) werden kurzzeitig im Sitzungsspeicher Ihres Browsers abgelegt.

6. Benutzerkonto

Für die Registrierung verarbeiten wir E-Mail-Adresse und Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), optional den Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung sowie Ihre Unternehmensangaben. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn Sie Ihr Konto schließen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Rechnungen, Kunden- und Lieferantendaten

Rechnungen, Kundenstammdaten und hochgeladene Eingangsrechnungen verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Unternehmens als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist das Unternehmen, das Arbeon nutzt. Festgeschriebene Rechnungen werden unveränderbar archiviert, damit Unternehmen ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen können. Hochgeladene Dateien werden automatisch auf Schadsoftware geprüft.

8. E-Mail-Versand

Für E-Mails (z. B. Bestätigung der E-Mail-Adresse, Einladungen sowie den Versand von Rechnungen im Auftrag unserer Kunden) nutzen wir Resend (Resend, Inc., 2261 Market Street, San Francisco, USA). Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und gegebenenfalls Anhänge verarbeitet. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für die Übermittlung in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Kontakt und Support

Wenn Sie uns per E-Mail oder über „Hilfe & Kontakt“ in der Anwendung schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht, Ihre E-Mail-Adresse, das Unternehmen und die Seite, von der Sie schreiben, zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Nachrichten aus der Anwendung werden in unserer Datenbank gespeichert und können per E-Mail an unser Support-Postfach weitergeleitet werden. Wir löschen sie, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

10. Anfrage für die Testphase

Wenn Sie auf der Startseite einen Zugang anfragen, speichern wir E-Mail-Adresse, optional Unternehmen und Anliegen sowie die Größenangabe. Wir senden zunächst nur eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in); ohne Bestätigung wird die Anfrage nach 7 Tagen gelöscht. Nach der Bestätigung kontaktieren wir Sie ausschließlich wegen des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit per E-Mail an datenschutz@arbeon.de widerrufen.

11. Apps für iOS und Android

Bei der Anmeldung in einer Arbeon-App speichern wir zu Ihrem Konto den Gerätenamen, die Plattform, die App-Version, den Zeitpunkt der letzten Nutzung und – wenn Sie Mitteilungen erlauben – ein Push-Token von Apple bzw. Google. Das Anmeldetoken wird verschlüsselt auf dem Gerät gespeichert. Unter Einstellungen › Sicherheit sehen Sie alle angemeldeten Geräte und können sie abmelden. Die Apps enthalten keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Software Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wie im Web zählen wir, welche Funktionen genutzt werden (Abschnitt 4).

12. Datensicherung, Export und Löschung

Wir sichern die Datenbank und das Rechnungsarchiv täglich; Sicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht. Unternehmen können jederzeit alle Daten exportieren und ihr Unternehmen in der Anwendung löschen; die Löschung wird nach 30 Tagen ausgeführt und kann bis dahin zurückgenommen werden. Personen, die danach keinem Unternehmen mehr angehören, werden anonymisiert.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 15–21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an datenschutz@arbeon.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO). Automatisierungen wie die Freigabe kleiner Eingangsrechnungen richten Unternehmen selbst ein und können sie jederzeit abschalten.