Rechnungen im Team freigeben
Wenn mehrere Menschen Rechnungen bearbeiten, braucht jede Person eine klare Aufgabe. Arbeon trennt Hochladen, fachliche Freigabe und Verwaltung über Rollen im gemeinsamen Arbeitsbereich. Die Freigabeliste zeigt, was noch offen ist.
So geht es in Arbeon
- Personen einladen. Unter Einstellungen › Team laden Sie Kolleginnen, Kollegen oder die Buchhaltung per E-Mail ein. Vergeben Sie nur die Rolle, die für ihre Arbeit erforderlich ist.
- Beleg zuordnen. Nach dem Upload sehen Berechtigte die Eingangsrechnung und die technische Prüfung. Vor der Freigabe kontrollieren sie Leistung, Lieferant, Betrag und Zahlungsdaten am Original.
- Entscheidung festhalten. Eine Freigabe oder Ablehnung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert; bei Ablehnung kann ein Grund erfasst werden. Eine vorbereitete Korrekturbitte lässt sich im eigenen E-Mail-Programm öffnen.
- Buchhaltung vorbereiten. Exportieren Sie die Belege eines Monats zusammen mit Originaldateien und Prüfberichten. Der DATEV-Export für Ausgangsrechnungen ist ein eigener Schritt; testen Sie ihn mit Ihrem tatsächlichen Importverfahren.
Was Sie selbst prüfen sollten
Eine automatische Freigabe ist optional und sollte nur für passende, bekannte Fälle eingerichtet werden. Rechnungen mit widersprüchlichen PDF- und XML-Daten werden nicht automatisch freigegeben.