Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Diese drei Prüfungen haben verschiedene Aufgaben
| Schritt | Was er beantwortet | Was offen bleibt |
|---|---|---|
| Lesbare Anzeige | Welche Angaben lassen sich aus der Datei lesen? | Ob das Format alle Regeln erfüllt |
| Technische Validierung | Erfüllt die Datei die Regeln der eingesetzten Konfiguration? | Ob Leistung und Zahlung sachlich stimmen |
| Sachliche Freigabe | Passt die Rechnung zu Bestellung, Lieferung und Zuständigkeit? | Andere fachliche oder rechtliche Fragen des Einzelfalls |
Eine Fehlermeldung Schritt für Schritt bearbeiten
- Notieren Sie den Regelcode und die betroffene Angabe. Der vollständige Bericht ist hilfreicher als nur Rechnung ungültig.
- Prüfen Sie das Original und das erkannte Profil. Für eine ZUGFeRD-Datei ist ein passend ausgewerteter Bericht nötig; nicht jede XML-Prüfkonfiguration passt zu jedem Profil.
- Bei einer eigenen Entwurfsrechnung korrigieren Sie die Eingabe und erzeugen die Datei erneut. Bei einer Lieferantenrechnung bitten Sie den Absender um eine korrigierte Datei.
- Prüfen Sie die korrigierte Datei erneut. Erst danach folgen die sachliche Entscheidung und gegebenenfalls die Zahlung.
Zwei Fehler an einer echten Beispieldatei
Für diese Anleitungen haben wir unsere fiktive UBL-XRechnung jeweils gezielt verändert und erneut durch die eingesetzte KoSIT-Konfiguration geprüft. Ohne Käuferreferenz wurde BR-DE-15 gemeldet. Eine veränderte Bruttosumme bei unverändertem Netto und Steuerbetrag führte zu BR-CO-15. Die fehlerhaften Dateien und eine akzeptierte Ausgangsdatei stehen in den jeweiligen Anleitungen zum Download.
Der Test verwendet KoSIT Validator 1.6.3 mit der XRechnung-3.0.2-Konfiguration vom 31.08.2026. Ein anderer Bericht kann weitere oder anders eingeordnete Meldungen enthalten. Die Leseransicht kann eine fehlerhafte Datei trotzdem anzeigen, weil sie keine vollständige Validierung ausführt.
Auch nach einer bestandenen Prüfung
Kontrollieren Sie Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbezug, Mengen, Rabatte, Fälligkeit und Bankverbindung. Vergleichen Sie mit Bestellung und Lieferung. Bei einer unerwarteten Änderung der Bankdaten klären Sie sie über einen bekannten Kontakt.
In Arbeon laden Sie die Datei in Ihr Konto und sehen den Prüfbericht bei der Rechnung. Eine Freigabe dokumentiert Ihre Entscheidung; sie ist nicht gleichbedeutend mit einer ausgeführten Bankzahlung. Halten Sie den technischen Bericht, Ihre Entscheidung und das Original beim späteren Export zusammen.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.