Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Welche Datei ist welche?
| Datei | Rolle im Arbeitsablauf |
|---|---|
| Erhaltene XRechnung-XML | Das strukturierte Original des Absenders |
| Erhaltenes ZUGFeRD-PDF | Das vollständige Original einschließlich eingebettetem XML |
| Aus dem Leser gespeichertes PDF | Eine zusätzliche lesbare Darstellung |
| Technischer Prüfbericht | Ergebnis einer Prüfung mit bestimmter Konfiguration |
| Export mit Freigabeinformationen | Übergabe von Original und dokumentierter Bearbeitung |
Ein übersichtlicher Ablauf für Ihr Team
- Speichern oder laden Sie das Original hoch, ohne es vorher zu konvertieren. Geben Sie einer Rechnung eine eindeutige Zuordnung zu Lieferant und Geschäftsvorgang.
- Prüfen Sie den technischen Bericht und dokumentieren Sie die sachliche Entscheidung. Bei Rückfragen bewahren Sie auch den Zusammenhang mit einer späteren Korrektur.
- Vermeiden Sie parallele Versionen mit unklaren Namen wie final-neu-2. Die erhaltene Datei und eine korrigierte Datei dürfen nicht stillschweigend verwechselt werden.
- Exportieren Sie die benötigten Originale und Bearbeitungsinformationen für die Übergabe. Öffnen Sie einen Export stichprobenartig, bevor Sie ihn als vollständige Übergabe betrachten.
Was Sie bei einem Arbeon-Export kontrollieren
Prüfen Sie den ausgewählten Zeitraum, die enthaltenen Rechnungen und die Originaldateien im ZIP. Eine Prüfsumme hilft beim Vergleich der Dateiinhalte: Gleiche Dateien haben denselben Hashwert. Sie bestätigt für sich allein weder die Herkunft noch die sachliche Richtigkeit einer Rechnung.
Achten Sie darauf, dass die Person, die den Export erhält, die XML- und PDF-Dateien öffnen und die zugehörigen Informationen zuordnen kann. Wenn Sie nur eine Druckansicht verschicken, fehlen eventuell die strukturierten Originaldaten oder der Bearbeitungsstand.
Aufbewahrung braucht mehr als eine Datei
Legen Sie Verantwortlichkeiten und Zugriffe fest. Das Team sollte wissen, wer Rechnungen prüft, wer sie freigibt und wer Exporte übernimmt. Bewahren Sie zusätzliche Sicherungen und einen nachvollziehbaren Übergabeprozess nach Ihren Anforderungen auf.
Das Bundesfinanzministerium verlangt bei einer E-Rechnung zumindest die unversehrte Aufbewahrung des strukturierten Teils in seiner ursprünglichen Form. Unsere Empfehlung, das vollständige ZUGFeRD-Original zu behalten, erleichtert die Zuordnung von Daten und sichtbarer Rechnung. Enthält der sichtbare Teil zusätzliche steuerlich relevante Angaben, ist auch das bei der Aufbewahrung zu berücksichtigen.
Diese Anleitung beschreibt praktische Dateihandhabung. Sie bestätigt keine vollständige steuerliche oder rechtliche Ordnungsmäßigkeit eines Unternehmensprozesses und legt keine Aufbewahrungsfrist fest. Klären Sie die aktuellen Anforderungen für Ihr Unternehmen mit der zuständigen fachlichen Beratung.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.