Von Arbeon · Inhalt geprüft am
Nur die XML-Daten aus einem PDF herunterladen
In dieser Anleitung
So prüfen Sie Ihre Datei
- Verwenden Sie die unveränderte PDF-Datei des Absenders. Ein Screenshot oder ein neu gedrucktes PDF kann die eingebetteten Daten verlieren.
- Öffnen Sie sie im Arbeon-Leser. Unterstützte ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien im Profil EN 16931 werden aus den eingebetteten Daten gelesen.
- Falls der Leser keine eingebetteten Rechnungsdaten findet, bitten Sie den Absender um das E-Rechnungsoriginal. Die Meldung sagt nicht, dass die sichtbare Rechnung gefälscht ist.
- Vergleichen Sie die Datenansicht mit dem sichtbaren PDF. Bei abweichenden Beträgen oder Empfängern lassen Sie die Rechnung vom Absender klären.
PDF und XML gehören zusammen
ZUGFeRD und Factur-X verwenden ein hybrides Dokument: eine PDF/A-3-Datei mit XML. Das XML ist für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Die sichtbare PDF-Seite ist für Menschen bequem lesbar. Für den Import in ein Rechnungssystem kommt es deshalb auf die eingebetteten Daten an.
Unser kostenloses Beispiel zeigt dieselbe fiktive Rechnung als ZUGFeRD-PDF und als separates CII-XML. Öffnen Sie beide im Leser: Rechnungsnummer, zwei Positionen und Gesamtbetrag müssen übereinstimmen. Die XML-Datei ist eine Demonstration der strukturierten Daten; sie ersetzt beim Aufbewahren eines erhaltenen ZUGFeRD-Dokuments nicht das vollständige Original-PDF.
Warum manche PDFs nicht funktionieren
Ein normales PDF oder ein Scan kann Rechnungsangaben sichtbar enthalten, ohne strukturierte Rechnungsdaten mitzuliefern. Auch eingebettete XML-Anhänge mit einem anderen Profil oder nicht unterstützter Struktur können für diesen Leser ungeeignet sein. Eine Dateiendung .pdf sagt darüber nichts aus.
Beim Weiterleiten, Optimieren oder erneuten Drucken einer PDF-Datei können Anhänge entfernt werden. Laden Sie bei Problemen den ursprünglichen E-Mail-Anhang erneut herunter. Verwenden Sie keine PDF-Konvertierung als Reparatur für eine fehlerhafte E-Rechnung.
Was nach dem Öffnen noch zu prüfen ist
Die Anzeige ist keine vollständige Formatvalidierung. In Ihrem Arbeon-Konto erhalten Sie beim Hochladen unterstützter ZUGFeRD-Dateien einen technischen Prüfbericht. Sachliche Freigabe, Abgleich mit der Bestellung und Kontrolle der Zahlungsdaten bleiben eigene Schritte.
Unsere Beispieldatei wurde mit der Arbeon-Dokumentenengine erzeugt und bei der Erzeugung akzeptiert. Das gilt für diese Datei. Daraus folgt keine Bestätigung für ein anderes PDF und keine rechtliche Bewertung einer echten Rechnung.
Beispieldateien herunterladen
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.