Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Drei Dateien, drei nächste Schritte
| Erhaltene Datei | Was darin steckt | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| XRechnung als XML | Strukturierte Daten; zunächst oft nur Tags sichtbar | Mit einem Leser anzeigen und technisch prüfen |
| ZUGFeRD-PDF | Sichtbares PDF plus eingebettete Rechnungsdaten | Original-PDF öffnen und eingebettete Daten prüfen |
| Normales PDF oder Scan | Sichtbarer Text oder Bild; nicht automatisch Rechnungs-XML | Lesen; bei Bedarf strukturierte Originalrechnung anfordern |
So finden Sie es ohne Spezialwissen heraus
- Speichern Sie den unveränderten Anhang. Eine E-Mail-Vorschau ist noch keine Prüfung der Datei.
- Bei .xml verwenden Sie einen E-Rechnungsleser. Bei .pdf testen Sie, ob er eingebettete Rechnungsdaten erkennt.
- Fehlt bei einem PDF das Rechnungs-XML, fragen Sie nach XRechnung oder ZUGFeRD im benötigten Profil. Nennen Sie dem Absender das gewünschte Format.
- Lassen Sie sich nicht vom Dateinamen überzeugen: rechnung-zugferd.pdf kann trotzdem ein normales PDF sein.
Warum Umbenennen und Drucken nicht helfen
Wenn Sie rechnung.pdf in rechnung.xml umbenennen, ändern Sie nur den Dateinamen. Aus dem Inhalt werden keine strukturierten Rechnungsdaten. Auch Drucken als PDF fügt kein Rechnungs-XML hinzu; bei einem ZUGFeRD-Original kann dieser Schritt vorhandene XML-Anhänge sogar verlieren.
Texterkennung und manuelle Erfassung können beim Übertragen von Angaben helfen. Sie sollten ein daraus erzeugtes Dokument jedoch nicht mit dem unveränderten Original des Lieferanten verwechseln. Eine Korrektur der Rechnung muss mit dem Absender geklärt werden.
Für den Alltag: lesen, prüfen, freigeben
Zum einmaligen Lesen ist der kostenlose Arbeon-Leser ohne Konto ausreichend. Wenn Sie Rechnungen regelmäßig bearbeiten, laden Sie die unterstützten Originaldateien in Ihr Konto: Dort sehen Sie den technischen Bericht und können Ihre Freigabe dokumentieren.
Eine technische Prüfung beantwortet Formatfragen. Sie bestätigt weder eine tatsächlich erbrachte Leistung noch die Berechtigung einer geänderten Bankverbindung. Prüfen Sie solche Angaben unabhängig, besonders bei einem unerwarteten Zahlungsempfänger. Welche Rechnung in Ihrem konkreten Fall rechtlich erforderlich ist, sollten Sie anhand der aktuellen Vorgaben und Ihres Geschäftsvorgangs klären.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.