Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Der Unterschied auf einen Blick
| Frage | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Welche Datei? | XML in UBL- oder CII-Syntax | PDF mit eingebettetem CII-XML |
| Wie lesen Menschen sie? | Mit einer lesbaren Darstellung der XML-Daten | Als PDF; zusätzlich lassen sich XML-Daten anzeigen |
| Was entscheidet über die Eignung? | Version, Profil und Vorgaben des Empfängers | Profil, eingebettete Daten und Vorgaben des Empfängers |
| Was bietet das Arbeon-Beispiel? | UBL-XRechnung 3.0.2 | ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 |
Vor dem Schreiben diese Angaben klären
- Welches Format und welches Profil verlangt der Empfänger? Eine allgemeine Aussage wie E-Rechnung reicht für einen sicheren Austausch oft nicht.
- Welche Käuferreferenz soll in die Rechnung? Verwenden Sie die Angabe des Empfängers. Eine interne Bestellnummer ist nicht automatisch seine geforderte Leitweg-ID.
- Welche Rechnungsadresse und elektronischen Adressen sind vorgesehen? Erfassen Sie den richtigen Kunden und die verlangten Referenzen.
- Wie soll die Datei ankommen: per E-Mail, Portal oder anderem Kanal? Das Erzeugen einer XML-Datei versendet sie noch nicht über diesen Kanal.
Beide Formate mit denselben Daten ausprobieren
Die beiden Arbeon-Beispiele verwenden BEISPIEL-2026-002 mit zwei Positionen und 1.970,49 Euro Gesamtbetrag. So können Sie das Format vergleichen, ohne sich von unterschiedlichen Rechnungsinhalten ablenken zu lassen. Öffnen Sie die UBL-Datei und das ZUGFeRD-PDF im Leser; beide sollten dieselben Beträge ergeben.
Das zusätzliche CII-XML gehört zum ZUGFeRD-Beispiel im Profil EN 16931. CII bezeichnet die XML-Syntax. Die Syntax allein macht diese Datei nicht zu einer XRechnung; dazu müssen auch Profil und weitere Vorgaben passen. Verwechseln Sie deshalb die Bezeichnungen XML, CII und XRechnung nicht.
In Arbeon erstellen und kontrollieren
Für eine eigene Ausgangsrechnung erfassen Sie zunächst Firma, Kunde, Positionen und Referenzen. Wählen Sie das benötigte Ausgabeformat und prüfen Sie den Entwurf vor der Finalisierung. Danach laden Sie die erzeugte Datei herunter und übermitteln sie über den vereinbarten Weg.
Wenn der Empfänger einen Prüfbericht zurückschickt, bearbeiten Sie die konkrete Meldung. Ein Wechsel von XML zu PDF löst fehlende Pflichtangaben oder falsche Summen nicht. Bei einer bereits finalisierten Rechnung verwenden Sie den vorgesehenen Korrekturprozess.
Beispieldateien herunterladen
Quellen und Grundlagen
- KoSIT: Standard XRechnung
- KoSIT: FAQ zu Käuferreferenz, Syntax und Validierung
- FeRD: ZUGFeRD und Factur-X
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.