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In dieser Anleitung
Diese Angaben vor dem Export kontrollieren
| Bereich | Wichtige Angaben | Im Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungskopf | Nummer BT-1, Datum BT-2, Typ BT-3, Währung BT-5 | BEISPIEL-2026-002, EUR |
| Verkäufer und Käufer | Namen, Anschriften, passende Steuer- und elektronische Kennungen | Linden Studio GmbH / Nordlicht Digital GmbH |
| Verkäuferkontakt | Kontakt BT-41, Telefon BT-42, E-Mail BT-43 | Buchhaltung, geschäftliche Kontaktdaten |
| Käuferreferenz | BT-10; mit dem Empfänger abstimmen | PO-4711, keine Leitweg-ID |
| Positionen | Leistung, Menge, Einheit, Preis, Nettobetrag und Steuerzuordnung | Beratung und Fachbuch |
| Summen | Positionssumme, Nettogesamtbetrag, Steuer, Brutto und Zahlbetrag | 1.659,90 + 310,59 = 1.970,49 Euro |
| Zahlung | Zahlungsart und die dazu erforderlichen Angaben | Code 58 mit Test-IBAN |
Warum nicht jede Rechnung dieselben Felder braucht
Bei einer steuerfreien Leistung oder einem anderen Steuerfall ändern sich Angaben zu Steuerkategorie und Begründung. Bei einer SEPA-Überweisung gehören andere Zahlungsdaten zur Rechnung als bei einer Lastschrift. Eine allgemeine Liste aller XML-Elemente hilft deshalb weniger als ein Bericht für Ihren konkreten Beleg.
Die elektronische Adresse EndpointID und die Kontakt-E-Mail sind getrennte Felder. Ebenso ist die Käuferreferenz nicht automatisch eine Bestellnummer. Für öffentliche Auftraggeber klären Sie zusätzlich Leitweg-ID, Auftrag und Übermittlungsweg.
In vier Schritten zur prüfbaren Datei
- Vervollständigen Sie zuerst die Stammdaten Ihrer Firma und des Kunden. Nutzen Sie keine Musterdaten in einer echten Rechnung.
- Erfassen Sie Positionen, Steuersätze und Referenzen. Kontrollieren Sie Rabatte und bereits geleistete Zahlungen getrennt.
- Erzeugen Sie das gewünschte XRechnung-Format und validieren Sie die fertige Datei mit einer passenden aktuellen Konfiguration.
- Bearbeiten Sie konkrete Regelcodes. Prüfen Sie danach zusätzlich Leistung, Empfänger und Zahlungsdaten fachlich.
Eine vollständige Datei als Orientierung
Unsere UBL-Beispielrechnung wurde mit KoSIT Validator 1.6.3 und der Konfiguration vom 31.08.2026 akzeptiert. Sie zeigt einen konkreten Fall mit zwei Steuersätzen. Sie deckt nicht alle zulässigen Steuerfälle, Dokumentarten oder Anforderungen einzelner Empfänger ab.
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Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.