Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Was eine Kontrolle tatsächlich beantwortet
| Kontrolle | Aussage und Grenze |
|---|---|
| IBAN stimmt mit bisherigen Daten überein | Plausibilitätsvergleich; kein alleiniger Echtheitsbeweis |
| Neue IBAN in einer Nachricht | Änderung unabhängig bestätigen lassen |
| PDF und XML nennen verschiedene Konten | Widerspruch mit dem Aussteller klären |
| Rechnung ist technisch gültig | Keine Bestätigung des Kontoinhabers |
Diese Checkliste beschreibt eine organisatorische Prüfung vor der Zahlung. Sie ist kein Kontoinhaberabgleich und kein Nachweis über eine tatsächlich ausgeführte Banktransaktion.
Besondere Aufmerksamkeit ist sinnvoll, wenn eine Nachricht eine neue Bankverbindung und zugleich außergewöhnlichen Zeitdruck enthält. Verwenden Sie für die Rückfrage eine bekannte Telefonnummer oder bestehende Geschäftsverbindung.
Eine Änderung nachvollziehbar bestätigen
- Öffnen Sie das Original und notieren Sie die angegebene Bankverbindung zusammen mit der Rechnungsnummer.
- Vergleichen Sie die Angaben mit früheren bestätigten Unterlagen. Bei ZUGFeRD beachten Sie auch Abweichungen zwischen sichtbarem PDF und XML-Daten.
- Klären Sie eine unerwartete Änderung über einen unabhängig bekannten Kontakt, bevor Sie Ihre Zahlungsdaten ändern.
- Dokumentieren Sie das Ergebnis im betrieblichen Freigabeprozess und führen Sie die Zahlung erst nach Klärung durch.
Freigabe und Überweisung bleiben getrennte Schritte
Eine Freigabe in Arbeon dokumentiert eine Entscheidung über die Rechnung. Sie ist keine Bestätigung der Bank, dass der Zahlungsempfänger geprüft oder das Geld überwiesen wurde.
Wenn Sie selbst eine neue Bankverbindung verwenden, kontrollieren Sie den nächsten Entwurf und informieren Sie Kunden nachvollziehbar. Ändern Sie keine bereits erhaltenen fremden Originale.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.