Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Drei unterschiedliche Prüfergebnisse
| Beobachtung | Nächster Schritt |
|---|---|
| Technischer Fehler im XML | Original beim Absender korrigieren lassen |
| Datei technisch gültig, Leistung unklar | Fachliche Klärung vor Freigabe |
| PDF und XML widersprechen sich | Abweichung aufklären, nicht blind nach sichtbarem PDF zahlen |
Ein bestandener Formatcheck beantwortet nur einen Teil der Fragen zu einer Rechnung.
So gehen Sie vor
- Laden Sie die ursprüngliche Datei in Eingangsrechnungen hoch und warten Sie auf das Prüfergebnis.
- Vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsempfänger, Positionen, Betrag und Bankverbindung mit Ihren Unterlagen.
- Geben Sie als berechtigte Person frei oder lehnen Sie mit einem nachvollziehbaren Grund ab.
- Bewahren Sie die Originaldatei und den Prüfbericht zusammen mit der Entscheidung auf. Vereinbaren Sie mit der Buchhaltung den weiteren Bearbeitungsweg.
Diese Fehler vermeiden
„Technisch gültig“ bedeutet nicht, dass die Rechnung inhaltlich berechtigt ist. Besonders Änderungen an Zahlungsdaten sollten unabhängig bestätigt werden.
Bearbeiten Sie ein fremdes XML nicht selbst, damit ein Prüfbericht grün wird. Bitten Sie den Aussteller um eine nachvollziehbare Korrektur.
Was Arbeon dabei übernimmt
Arbeon stellt Daten, technische Berichte und protokollierte Entscheidungen bereit. Eine Freigabe löst keine Überweisung aus.
Automatische Regeln sind eine separate, bewusst einzurichtende Funktion. Kontrollieren Sie Voraussetzungen und Betragsgrenzen, bevor Sie einen Teil Ihrer Eingangsprüfung automatisieren.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.