Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Beispiel: Entwurf über der Freigabegrenze
| Person | Aufgabe |
|---|---|
| Erstellende Person | Leistung und Kundendaten erfassen, Freigabe anfragen |
| Zweite berechtigte Person | Entwurf prüfen und entscheiden |
| Verantwortliche Person | Nach Freigabe festschreiben und Übermittlung kontrollieren |
Die konkrete Freigabegrenze wird im Unternehmen festgelegt. Das Beispiel zeigt die Zuständigkeiten, unabhängig von einem bestimmten Grenzbetrag.
So gehen Sie vor
- Legen Sie Rollen und Freigabeeinstellungen im Unternehmen fest. Stellen Sie sicher, dass tatsächlich eine zweite berechtigte Person vorhanden ist.
- Erstellen Sie den Rechnungsentwurf und lesen Sie den Hinweis zur erforderlichen Freigabe.
- Fragen Sie die Freigabe an. Die zweite Person prüft Kunde, Leistung, Betrag und Referenzen in den Freigaben.
- Bearbeiten Sie eine Ablehnung anhand der Rückmeldung. Kontrollieren Sie den aktuellen Freigabestatus, bevor Sie festschreiben.
Diese Fehler vermeiden
Zwei Benutzerkonten derselben bearbeitenden Person sind kein sinnvoller Ersatz für eine unabhängige Kontrolle. Teilen Sie Zugangsdaten nicht im Team.
Eine Freigabe bestätigt die Entscheidung zu einem Entwurf. Sie beweist keine Bankzahlung und ersetzt nicht die Prüfung, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Was Arbeon dabei übernimmt
Freigaben und feste Rollen gehören zum Team-Funktionsumfang. Die verfügbaren Aktionen hängen von Rolle, Tarif und aktuellem Rechnungsstatus ab.
Eingangsrechnungen besitzen ihren eigenen fachlichen Freigabeablauf. Verwechseln Sie diesen nicht mit der Freigabe eines selbst erstellten Ausgangsentwurfs.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.