Käuferreferenz in der XRechnung: BT-10 richtig ausfüllen

Drei mögliche Vorgaben des Empfängers

Die Kennungen in dieser Tabelle sind fiktive Zuordnungsbeispiele. Erfinden Sie keine Käuferreferenz für einen echten Kunden. Die eigene Kundennummer aus Ihrem Adressbuch muss dem Empfänger nicht bekannt sein.

In Arbeon erscheint das Feld „Käuferreferenz“, wenn Sie XRechnung als Belegformat wählen. Bei einem öffentlichen Auftraggeber heißt es „Leitweg-ID des Auftraggebers“.

Die Referenz vor dem Festschreiben klären

1. Suchen Sie die Rechnungsanweisung im Auftrag oder fragen Sie die Buchhaltung des Kunden nach der Käuferreferenz.
2. Wählen Sie im Entwurf den passenden Empfänger und das Format XRechnung. Übertragen Sie die Kennung ohne zusätzliche erklärende Sätze.
3. Tragen Sie eine zusätzlich verlangte Bestellnummer in das gesonderte Feld ein. Eine Bestellreferenz ersetzt bei XRechnung nicht einfach die Käuferreferenz.
4. Öffnen Sie die fertige Datei und vergleichen Sie die Referenz mit der Kundenvorgabe. Bei einem Portal prüfen Sie anschließend auch die Annahme.

Eine vorhandene Kennung ist noch keine richtige Kennung

Ein technischer Test kann ein gefülltes Feld erkennen, kennt aber nicht die interne Kostenstellenliste Ihres Kunden. Eine formal gültige Rechnung kann deshalb beim Empfänger trotzdem falsch zugeordnet werden.

Für die eigentliche Übermittlung benötigen Sie zusätzlich den vereinbarten Kanal. Eine Käuferreferenz ist keine E-Mail-Adresse und richtet keinen Peppol-Zugang ein.