Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Ähnliche Dateien richtig einordnen
| Beobachtung | Was noch geklärt werden muss |
|---|---|
| Gleiche Nummer, gleicher Betrag | Erneute Übermittlung oder Kopie des Originals? |
| Gleiche Nummer, anderer Betrag | Warum weicht der Inhalt ab? Berichtigung beim Aussteller klären. |
| Andere Nummer, gleiche Leistung | Zweiter Auftrag oder versehentliche Doppelabrechnung? |
| XML und PDF in einer Nachricht | Gehören beide Darstellungen zu demselben Vorgang? |
Ein identischer Zahlbetrag allein beweist keine Dublette: Monatliche Wartungsrechnungen können den gleichen Betrag haben. Umgekehrt kann dieselbe Rechnung mit einem veränderten Dateinamen weitergeleitet werden.
Behalten Sie bei einer inhaltlichen Abweichung beide erhaltenen Dateien und die zugehörigen Nachrichten, bis der Aussteller die Zuordnung erklärt hat.
Eine mögliche Doppelzahlung verhindern
- Suchen Sie den Vorgang anhand von Aussteller und Rechnungsnummer in Ihrer bisherigen Ablage.
- Vergleichen Sie die Originaldaten und sehen Sie nach, ob eine Freigabe, Zahlung oder Korrektur bereits dokumentiert wurde.
- Markieren Sie den Klärungsbedarf in Ihrem internen Ablauf und stimmen Sie sich mit der zuständigen Person ab.
- Fordern Sie bei Widersprüchen eine eindeutige Auskunft des Ausstellers an, bevor Sie erneut freigeben oder zahlen.
Dateivergleich und fachliche Dublettenprüfung unterscheiden
Eine Prüfsumme hilft beim Vergleich exakt gleicher Dateien. Bereits eine andere Dateiversion kann eine andere Prüfsumme haben, obwohl dieselbe Leistung abgerechnet wird.
Arbeon stellt Rechnungsdaten und Prüfergebnisse bereit. Daraus folgt keine Zusage, jede fachliche Doppelabrechnung über verschiedene Dateiformate und Lieferanten automatisch zu erkennen.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.