Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Drei Fälle mit unterschiedlichen nächsten Schritten
| Fall | Zu klären |
|---|---|
| Richtiger Beleg, falsches Postfach | Bestätigter Zustellweg zum tatsächlichen Empfänger |
| Richtiger Kunde, veraltete Anschrift | Aktuelle Stammdaten und Berichtigungsbedarf |
| Andere Konzerngesellschaft im Beleg | Tatsächlicher Vertragspartner und Rechnungsempfänger |
Ein gemeinsamer Markenname macht mehrere rechtlich getrennte Unternehmen nicht zu demselben Empfänger. Auch Einsatzort, Lieferadresse und Rechnungsanschrift können voneinander abweichen.
Die technische Lesbarkeit einer Datei entscheidet nicht, wer Ihr Vertragspartner ist. Nutzen Sie Auftrag und Vertragsunterlagen für den Abgleich.
Den Sachverhalt vor einer Änderung feststellen
- Vergleichen Sie Firmenbezeichnung und Anschrift im Original mit dem Auftrag.
- Kontaktieren Sie den bekannten Ansprechpartner und benennen Sie die konkrete Abweichung mit Rechnungsnummer.
- Wenn Sie selbst Aussteller sind: Korrigieren Sie einen noch offenen Entwurf vor dem Festschreiben. Bei ausgestellten Rechnungen klären Sie den vorgesehenen Berichtigungsablauf.
- Aktualisieren Sie die Stammdaten für kommende Rechnungen und kontrollieren Sie die nächste Vorschau erneut.
Eine Stammdatenänderung korrigiert nicht jeden alten Beleg
Geänderte Kundendaten sind keine Garantie, dass bereits ausgestellte und archivierte Rechnungen dadurch berichtigt werden. Behandeln Sie alte Belege als eigene Vorgänge.
In mehreren Arbeitsbereichen prüfen Sie auch die ausstellende Firma. Ein versehentlich im falschen Unternehmen angelegter Entwurf sollte nicht einfach mit dessen Nummer festgeschrieben werden.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.