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In dieser Anleitung
Welche Nummer meint der Kunde?
| Kennung im Beispiel | Wozu sie gehört |
|---|---|
| RE-2026-0042 | Rechnungsnummer des ausgestellten Belegs |
| K-018 | Ihre interne Kundennummer |
| PO-2026-184 | Bestellung des Kunden |
| rechnung-final-neu.xml | Frei gewählter Dateiname; keine neue Rechnungsnummer |
Die Nummern sind illustrative Beispiele, keine Vorgabe für das Nummernschema Ihres Kontos. Für Rückfragen sollten Sie die tatsächlich im Beleg enthaltene Rechnungsnummer verwenden.
Zwei Dateien können unterschiedliche Namen haben und denselben Beleg enthalten. Umgekehrt kann ein unverändert gebliebener Dateiname verschiedene Inhalte verbergen. Vergleichen Sie deshalb auch Aussteller, Datum und Betrag.
Vom Entwurf zum eindeutig bezeichneten Beleg
- Prüfen Sie vor dem Festschreiben, ob für den Geschäftsvorgang bereits eine Rechnung existiert.
- Kontrollieren Sie Firma, Kunde und Positionen im Entwurf und schreiben Sie ihn erst nach der Freigabe fest.
- Entnehmen Sie die endgültige Nummer der Rechnung und verwenden Sie sie im Betreff oder bei Rückfragen.
- Bei einem Softwarewechsel dokumentieren Sie den Übergang mit der Buchhaltung, damit alte und neue Belege eindeutig unterscheidbar bleiben.
Nicht für jeden Versand einen neuen Beleg erstellen
Ein zweiter Versand wegen eines verlorenen Anhangs ist kein neuer Auftrag. Legen Sie dafür nicht erneut dieselben Positionen an und schreiben Sie keine zweite Rechnung fest.
Ist der ausgestellte Inhalt falsch, verwenden Sie den vorgesehenen Korrekturablauf. Die Rechnungsnummer in einer heruntergeladenen XML-Datei von Hand zu ändern ersetzt diesen Ablauf nicht.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.