Von Arbeon · Inhalt geprüft am
In dieser Anleitung
Welcher Anhang gehört in die Nachricht?
| Format | Anhängen | Vermeiden |
|---|---|---|
| XRechnung | Die ausgestellte XML-Datei | Nur eine gedruckte PDF-Lesekopie senden |
| ZUGFeRD | Das vollständige erzeugte PDF mit XML | PDF neu drucken und dabei die eingebetteten Daten verlieren |
| Zusätzliche Lesekopie | Bei Bedarf klar als Lesekopie kennzeichnen | Mehrere widersprüchliche Versionen ohne Erklärung |
Vor dem Senden kurz prüfen
- Erfragen Sie die Rechnungsadresse für den Empfang und das akzeptierte Format. Bei Behörden können Portal- und Referenzvorgaben gelten.
- Öffnen Sie die erzeugte Datei und kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Kunde und Zahlbetrag. Bearbeiten Sie verbleibende technische Fehler.
- Hängen Sie die richtige Originaldatei an. Prüfen Sie den Empfänger nochmals, bevor Sie vertrauliche Rechnungsdaten versenden.
- Bewahren Sie den ausgestellten Beleg und Ihre Versandinformationen auf. Beachten Sie Rückläufer oder Ablehnungen und klären Sie den Eingang bei Unklarheiten.
Ein kurzer Begleittext reicht
Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer]
Guten Tag,
anbei erhalten Sie unsere E-Rechnung [Rechnungsnummer]
für [Leistung / Auftrag] als [XRechnung-XML / ZUGFeRD-PDF].
Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter [Kontakt].
Freundliche Grüße
[Name / Unternehmen]Ersetzen Sie die Platzhalter und verwenden Sie die tatsächlichen Angaben Ihrer Rechnung. Schreiben Sie keine abweichende Bankverbindung oder einen anderen Betrag in den Begleittext.
Nach dem Ausstellen in Arbeon
In Ihrer ausgestellten Rechnung steht die Aktion zum Senden per E-Mail zur Verfügung. Prüfen Sie die im Versanddialog angezeigte Empfängeradresse vor dem Bestätigen. Der direkte Versand verwendet eine vorgegebene Nachricht. Für einen eigenen Begleittext nutzen Sie den Download und Ihr E-Mail-Programm. Alternativ laden Sie das Original herunter und nutzen Ihren vereinbarten Versandweg.
Eine erfolgreiche Versandmeldung ist noch keine fachliche Annahme durch den Kunden und kein Zahlungsnachweis. Wenn eine Empfängerplattform einen Prüfbericht zurückliefert, bearbeiten Sie dessen konkrete Meldungen.
Quellen und Grundlagen
Die Anleitungen beziehen sich auf die genannten Quellen und die beschriebenen Beispieltests. Formatvorgaben und ihre technische Umsetzung können sich ändern.